Quanto costa annullare una fiera alle porte dell’inaugurazione?

COSTA ANNULLARE FIERA - La pandemia da Covid-19 ha costretto allo stop numerose realtà. Tra queste ci sono le fiere. Tutte hanno subito perdite, soprattutto quelle che al momento dell’inizio delle restrizioni erano già in fase avanzata di allestimento. Guglielmo Maffeis, organizzatore di Faq400, racconta la sua esperienza. Quanto costa annullare una fiera, in termini di costo e denaro, quando si è già pronti ad aprire?

Annullamento arrivato quando già la fiera era in stato avanzato di preparazione

Da anni ormai  fin dai primissimi giorni di gennaio cominciamo a muovere i primi passi organizzativi. Il 2020 non ha fatto eccezioni. Come sempre avevamo iniziato visitando diverse location, arrivando a scegliere quella più idonea alla fine di Gennaio.  In Febbraio eravamo speranzosi di riuscire a svolgere la nostra esposizione poiché l’avevamo fissata per la fine di Maggio.

Al 5 Marzo eravamo anche abbastanza avanti. Infatti  eravamo pronti per il lancio al mercato, anzi avevamo già pubblicato un video con le interviste di presentazione ancora dai toni entusiastici. Di lì a giorni dovevano partire i sopralluoghi con gli espositori, il catering e i docenti che avrebbero tenuto i corsi di formazione all’interno della fiera. Stiamo parlando di qualche mese/uomo di lavoro investito.

Fiera in presenza annullata ma Faq400 ha comunque preso vita 

Da anni ormai  fin dai primissimi giorni di gennaio cominciamo a muovere i primi passi organizzativi. Il 2020 non ha fatto eccezioni. Come sempre avevamo iniziato visitando diverse location, arrivando a scegliere quella più idonea alla fine di Gennaio.  In Febbraio eravamo speranzosi di riuscire a svolgere la nostra esposizione poiché l’avevamo fissata per la fine di Maggio.

Al 5 Marzo eravamo anche abbastanza avanti. Infatti  eravamo pronti per il lancio al mercato, anzi avevamo già pubblicato un video con le interviste di presentazione ancora dai toni entusiastici. Di lì a giorni dovevano partire i sopralluoghi con gli espositori, il catering e i docenti che avrebbero tenuto i corsi di formazione all’interno della fiera. Stiamo parlando di qualche mese/uomo di lavoro investito.

La fiera virtuale 3D ci ha permesso di abbattere i costi di annullamento della fiera

Nel campo delle fiere virtuali 3D si sono aperte davanti a noi alcune strade. Abbiamo fatto una selezione con tre possibili fornitori, di cui due stranieri, con l’obiettivo di chiudere il contratto entro il 30 Aprile 2020. La scelta è ricaduta su Advepa, per la rapidità con cui ci ha risposto e le condizioni che ci ha riservato, soprattutto venendoci incontro sui tempi di pagamento. L’obiettivo era di aprire la nostra fiera per Luglio 2020, praticamente un record. La soluzione ci ha talmente attratti che anche per quando torneremo ad organizzare eventi in presenza proporremo in parallelo uno spazio virtuale.

La fiera virtuale ci ha permesso di continuare a lavorare tutto l’anno senza sosta e soprattutto di restare legati ai nostri Clienti e Partner. A differenza di ogni previsione nefasta che si paventava leggendo in giro il 2020 si è chiuso per Faq400 con una lieve flessione di fatturato.

Annullare una fiera costa ma meno se si ha l’intuizione giusta

Quando abbiamo deciso di prendere una nuova strada avevamo già cominciato le attività di promozione, grafica, prenotazione catering e alberghi. Inoltre avevamo anche già versato la caparra dell’ente fieristico che ci avrebbe dovuto ospitare. Economicamente parlando, stiamo parlando di qualche decina di migliaia di euro investiti solo per partire. Costa annullare una fiera già praticamente pronta, ma abbiamo ricevuto degli aiuti.

Abbiamo recuperato la caparra versata per l’affitto della struttura espositiva, devo dire riscontrando grande etica professionale nell’ente che avevamo ingaggiato. Poi abbiamo incassato i ristori “minimi” previsti dai DPCM emessi durante il primo lockdown. Ma  non avendo abbattuto il fatturato oltre il 33% come previsto dai nuovi decreti, non percepiremo altri risarcimenti. È meglio così, perchè vuol dire abbiamo “tenuto” direi organicamente le nostre posizioni, anzi ci siamo lanciati in mercati nuovi e con prospettive future.

Anche per il futuro il virtuale può tornare utile in termini di costi

Consigliamo a tutti coloro che vogliono intraprendere strade innovative di informarsi sui bandi a disposizione per la trasformazione digitale della propria azienda: noi l’abbiamo fatto, grazie al progetto della nostra fiera virtuale presentato secondo il “BANDO SI 4.0 - Sviluppo di soluzioni innovative I4.0 di Regione Lombardia e UnionCamere Lombardia”.

Anche qui c’è lo zampino di Advepa: è stato un altro elemento distintivo della nostra scelta poiché ci ha affiancato una società specializzata nella finanza agevolata e nella stesura di bandi di finanziamento (la Sercam Advisory di Roma)

Il nostro consiglio è: non fermarsi mai!

Siamo in contatto con Enti e Società organizzatrici di eventi per raccontargli la nostra esperienza ed unirsi a noi nella costruzione di tanti “poli” tridimensionali di realtà immersiva. E’ una sfida che ci sentiamo di porre a chiunque abbia la necessità di restare in contatto con clienti in tutto il mondo, per vivere da protagonisti questo passaggio epocale e non rimanere impantanati chissà fino a quando. Abbiamo l'esperienza necessaria per fare da guida in questo processo, che costa senz’altro la fatica di uscire dai vecchi schemi, ma che rappresenta una sfida entusiasmante che vale la pena di rischiare.

Nel nostro futuro infatti vediamo solo prospettive rosee che non sarebbero state possibili senza l’idea della fiera virtuale per il 2020. La grande novità è il raddoppio previsto dei padiglioni e l’introduzione di servizi utili alla nostra comunità. Metteremo a punto la nuova fiera che si chiamerà: “ICT Village” e conterrà il meglio dell’offerta ICT per il mercato italiano. Collaboreremo con 1) ERPSelection, il primo portale di rating del software gestionale in Italia, 2) con CIO Club Italia, un’associazione di CIO molto vitale , 3) con AI l’Intelligenza Artificiale spiegata semplice, 4) con Sercam Advisory, per i bandi di finanziamento.